上司への「報連相」のコツとは?新人育成担当の目線で解説!【ビジネススキル】

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仕事

どうもヨスケです。

会社の上司とのコミュニケーションに悩んでいるみなさん!

ホウレンソウをうまく活用していますか?

 

ヨスケも新入社員時代に、上司とのコミュニケーションがうまくいかず悩んでいました。

もう夜も眠れないくらい悩んでいました。

 

ですが、ホウレンソウの活用するコツをつかんでからは会社生活の景色が一変しました。

それまでの上司との関係が嘘のように改善され、仕事でも成果を出すことができるようになりました。

この記事では、ビジネスマンの基本「ホウレンソウ」についてお話しします。

意外と理解していない人多数!新人教育経験9年のヨスケが解説!「報告・連絡・相談」の違いと明日から実践できるポイントについて解説します。

明日からあなたはコミュ力お化けです。

 

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基本知識:「ホウレンソウ」とは?

「ホウレンソウ=報告・連絡・相談」は30年以上前に言われだした言葉です。

ビジネスシーンでよくある上司と部下のコミュニケーションですね。

報・連・相の目的・重要性

報連相の目的は以下のようなものがあります。

  1. 組織・チームの情報共有
  2. 組織・チームの連携強化
  3. 仕事のミス、トラブルの未然防止
  4. 職場の人間関係の円滑化

これらの目的をもった「報連相」を怠ってしまうと、組織や会社の信用を失うような大きなミスに発展する場合もあるため、重要視されます。

あまり話が大きいと新入社員には伝わりにくいので、

  1. 「部下の評価」=「上司の信用」であること。
  2. 「報連相」を怠ってミスが発生すると、「上司の信用」が下がる
  3.  結果、「部下の評価」が下がる

というように説明しています。

部下から上司(組織)への「唯一の」コミュニケーションツール

上司は組織のリソーセスを適切に管理して成果を最大化することを目的として、部下に対して仕事を割り振っていくのが基本的な仕事です。

部下は上司から与えられた業務をこなして成果を出しますが、業務推進の際に用いられるコミュニケーションツールが「ホウレンソウ」です。

部下から上司(組織)へ行う業務上のコミュニケーションは、基本的に「報連相」しかありません。

つまり、上司・同僚との関係が悪化するのも「報連相」が原因になるということです。

仕事上のミスを未然に防ぎ、上司・同僚からの信頼を得て職場の風通しを良くするためには、「報・連・相」について、それぞれの意味を理解し、使いこなして一貫した仕事の進め方をもつことが大事です。

報・連・相を使いこなすには

ここからは「報告・連絡・相談」それぞれについて説明していきますが、新入社員にまず身につけてもらいたいことがあります。

それは、「今から上司に対して行う行為は、「報・連・相」のどれに該当するのか理解した上で行う」ということです。

ヨスケもすでに中堅となり、部下・新入社員もいます。いつも感じるのですが、自分は今なにを上司にインプットしたいのかが不明なコミュニケーションが多く、言葉は知っていても実践できていない、もしくは意味を誤解している若手社員が非常に多いと感じています。

冒頭に一言入れよう

上司も部下からのインプットは性格に把握・理解をしたいと思っています。

ですので、これから部下から受けるインプットが何であるかを知ることができれば、会話のスタートはばっちりです。

「〇〇の件で報告です。」と冒頭に一言あるだけで、意思疎通が容易になります。

まずは冒頭に一言添えることができるように、報・連・相の違いを理解しましょう。

報連相はたくさん経験をつんで型にはまったやり方を確立しよう

報・連・相の意味と抑えるべきポイントを説明していきますが、理解した上で実践で使いこなす必要があります。

使いこなすための近道は、何度も経験することです。

毎日の上司との報・連・相を経験値として、ポイントを必ず意識して反復訓練をしましょう。

そして、確立した報連相を以て、一貫性のある仕事ができるようになれば、間違いなく上司からの評価=信頼も得られることでしょう。

「ホウ:報告」

「報告」とは、上司から与えられた業務についての進捗や結果を知らせることです。

必ず以下ポイントを正確にインプットしましょう。

  • 報告のタイミングを逸していないか?
  • 計画に対して進捗が進んでいるのか遅れているのか?
  • 指示された作業を漏れなく行ったか
  • 結論がどうであるのか?

報告漏れは仕事を完了させていないのと同じ意味です。毎日の進捗報告と完了時の報告を行うようにしましょう。

「レン:連絡」

「連絡」とは、上司を含む関係者に業務/作業の情報を伝えることです。

大事なポイントは以下です。

  • 正しい情報を伝える
  • 伝えるべき情報は漏れなく伝える

「正しい」かどうかを確認することを忘れず行ってください。間違った情報は組織・チームの成果を狂わせます。

また、連絡の目的は、組織・チーム内の情報共有です。同じ業務をこなすチーム員が連絡を受けることができないと、仕事のクオリティがばらついてしまいます。上司としては、組織が上げられる成果の予測がつきやすい方が管理がしやすくなります。

「ソウ:相談」

「相談」とは、業務で困ったり、上司の判断が必要な案件について、意見・アドバイス・判断をもらう行為です。

大事なポイントは以下です。

  • 計画に対する進捗とやったこと
  • 何に困っているのか?何を判断してほしいのか?
  • 自分の提案を提示する。
  • 上司が判断することができる材料が揃っているか?

相談は意見・アドバイス・判断をもらう行為ですので、自分の案がないと成立しないことが多いです。特に上司判断が必要な場合は、上司が判断するための情報に不足がないように準備を進めてください。

 

「質問」になっていませんか?

多くの若手社員が誤解しているとヨスケは感じていますが、「相談をする」と言いながらも、中身が単なる「質問」となっている場合が多いです。

「質問」とは、不明点を上司や同僚から教わる行為です。

「相談」は、不明点はないことが前提で、業務の進め方についての意見・アドバイス・判断をしてもらうものですので、「質問」と「相談」は根本的に異なるものです。

 

まとめ

今回は、社会人で用いるコミュニケーションツール「報・連・相」の説明とそつなくこなすポイントをまとめました。

  1. 「報・連・相」のそれぞれの意味を理解しよう。
  2. 冒頭「○○の件で相談です」のように、上司に準備させよう。
  3. ミスが起こらないように、「報・連・相」はポイントを押さえて使おう。
  4. 「質問」と「相談」は根本的に違う。
  5. どんどん実践して経験して、一貫性を持った仕事やり方を身につけよう!

上司とのコミュニケーションで悩みをお持ちの方は、報・連・相のやり方を見直してみてはいかがでしょうか?

以上、参考になればうれしいです。

 

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